KTPM新益為TPM咨詢公司概述：有人說，TPM管理只適用于制造業(yè)的車間，殊不知，這種想法是多么的幼稚可笑，如今，TPM管理體系已經應用到各行各業(yè)，包括企業(yè)的事務間接部門。今天我們就來談談企業(yè)事務間接部門為何要實施TPM管理。

　　事務間接部門TPM管理

　　什么是事務間接部門？事務間接部門是指以性產廠的概念來談間接部TPM的做法，基本上可將事務間接部門視為一座業(yè)務廠， 也有人稱之為“文件作業(yè)工廠”；因此，如何發(fā)揮部業(yè)務職能，以滿足其他部門的業(yè)務需求，這是事務間接部門實施TPM管理時必須把握的基本原則。

　　從這個角度分析可以發(fā)現，事務間接部門和制造工廠類似，同樣存在著不少事務效率損失。在TPM管理中事務間接部門，最有代表性的損失有三大類：品質損失、時間損失和物量損失。

　　一、品質損失

　　事務間接部門所制作的傳票、報告文件的品質，對根據這些文件采取具體行動的生產部門具有很重要的意義。一旦出現文件傳送錯誤或遺漏的情況，就很可能造成品質損失。例如，傳票的記載事項有錯誤、記載欄位有遺漏，都比較容易發(fā)生問題。在事務間接部門中發(fā)現這種錯誤時，還能重寫或補足，但是已經造成時間的損失。

　　如果有錯誤、遺漏的傳票流到后續(xù)流程，帶來的損失可能會很大，尤其在現今電腦化程度很高、資訊流通速度極快的情況下，當發(fā)現錯誤時，資料可能已經被嚴重誤用，由此花在補救措施上的成本往往是人工作業(yè)時期的數十倍甚至無可計數。因此，避免不良品流到后續(xù)流程是事務間接部門工作的基本原則。

　　二、時間損失

　　由于管理混亂或者工作處理不當，會浪費很多工作時間，形成時間損失。時間損失的可能情況包括事務處理延誤的時間損失、尋找文件和檔案的時間損失、情報信息提供延誤的時間損失以及會議時間的損失。

　　1、尋找文件和檔案的時間損失

　　尋找文件和檔案的時間是最典型的時間損失，在事務間接部門的日常工作中大量存在。在實際工作過程中，尋找自己的文件相對比較容易，但要尋找別人的文件就需要花費較多的時間。如果文件的管理者正好不在，無法迅速取到文件，很可能會耽誤重要的事務。

　　為了解決尋找文件和檔案的時間損失問題，通常可以采用共同資料流通的管理辦法，徹底做到無個人文件和檔案，對工作中涉及的文件和檔案集中進行分類和整理，并進行有效的標識。同時，按照5S管理的要求對文件實施定位管理，將重要文件放在規(guī)定的地方，并定時清除無用的文件，從而節(jié)省文件和檔案的查找時間。

　　2、事務處理延誤的時間損失

　　在事務間接部門中，經常由于事務處理不夠及時，造成了明顯的時間損失。例如，月底所進行的事務處理與結果報告應該及時送達經營階層和管理階層，如果中間有所拖延，必然會造成行動的延遲。

　　由于事務處理延誤往往會導致企業(yè)失去市場，因此這類時間損失是事務間接部門最需要考慮解決的問題。在事務間接部門推行TPM，要求任何文件在任何部門的停留時間不超過60分鐘，這樣就能大大提高企業(yè)事務處理的速度，產生的效果往往比在生產部門實施TPM管理大得多。

　　4、會議時間的損失

　　最大的時間浪費往往都是會議時間的損失。統(tǒng)計資料表明，由于事先缺乏從事改善的愿望，幾乎90％以上的企業(yè)內部的90％以上的會議都是沒有效率的。因此，如何減少會議時間的損失是事務部門亟待解決的重大課題。

　　為了減少會議時間損失，事務間接部門應該堅定改善的決心，大力開展TPM管理活動，只召開有必要的會議。在會議中，要避免會議的冗長而毫無結果，提高會議的效率。

　　3、情報信息提供延遲時間的損失

　　任何科學決策都是建立在充分詳細的情報信息基礎之上。企業(yè)的最高階層正確地認識現狀，預測環(huán)境的變化，考慮各種方案并預測其影響時，必須參考適時、適量的情報。情報信息提供的時間非常重要，如果情報提供延誤，制定的決策比對手慢一步，就可能會使企業(yè)陷入危機。

　　JIT管理即恰恰趕上零庫存生產管理，這種管理方式的基本核心就是消除來自于庫存、生產運作過程的浪費，是一個拉動系統(tǒng)，即上一道工序的加工品種、數量和時間由下一道工序的需求確定，零部件供應商的交貨品種、數量和交貨時間由生產組裝線的進度需求來確定。

　　制造現場所進行的適時管理也可以推廣使用到事務間接部門。通過在間接部門實施文件傳遞的適時管理，就可以有效地節(jié)省文件管理的時間，避免造成情報信息提供延誤的損失。

　　三、物量損失

　　1、物量損失狀況

　　當我們進入很多企業(yè)部門的辦公室，經?？梢钥吹睫k公桌上及周邊的文件堆積如山，員工埋首于文件堆中勤奮工作的情景?；蛟S這種景象會給人一種工作忙碌的感覺，但實際上這是公司或部門尚未實施TPM管理的表現。

　　工作場所中文件堆積，給原本狹窄的辦公室造成更大的壓迫感。長期在這種場所辦公的員工工作效率必定不高，員工的情緒、健康也都會受到不良的影響。對工廠而言，這些文件就好像成品或半成品在庫，降低庫存是生產管理中極重要的一個環(huán)節(jié)，因此，在事務間接部門也不能忽視這種在庫問題。

　　我們都知道，TPM管理的核心是全員參與，目標是實現“零”化管理。只要企業(yè)有浪費、有損失，TPM管理就有用武之地，TPM管理就適合你的企業(yè)。